Job und Urlaub Das müssen Sie bei privat verlängerten Geschäftsreisen beachten
Wer für berufliche Zwecke in eine andere Stadt oder sogar in ein anderes Land geschickt wird, kann die Reise gleich mit ein paar Tagen Urlaub verbinden - und dabei noch Geld sparen. Einen Businesstrip mit einem privaten Aufenthalt zu kombinieren, ist je nach Ziel verlockend. Doch bei der Reisekostenabrechnung kann ein böses Erwachen drohen, wenn nicht klar ist, welche Ausgaben der Arbeitgeber übernimmt und welche der Reisende selbst tragen muss.
Allgemein gilt für sogenannte gemischte Reisen: Selbst wenn der Arbeitgeber mehr als die geschäftlichen Kosten trägt, schaut der Staat noch einmal auf die Rechnung. Demnach ist die Übernahme der Kosten nicht nur eine arbeitsrechtliche, sondern auch eine steuerliche Frage.
Welche Kosten trägt der Arbeitgeber bei einer gemischten Reise?
Laut Rechtsanwalt Christian Heinzelmann kommt es darauf an, was zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart ist. "Arbeitnehmer sollten sich aber rechtzeitig vor der Dienstreise erkundigen, welche Kosten ersetzt werden", sagt der auf Arbeitsrecht spezialisierte Jurist. Das kann demnach im Arbeitsvertrag oder auch in einer Betriebsvereinbarung geregelt sein. Grundsätzlich gibt es aber ebenfalls Regelungen, wie die Aufteilung der Ausgaben aussehen sollte:
Der Arbeitgeber übernimmt bei einer sogenannten gemischten Reise die betrieblichen Kosten. Dazu gehören beispielsweise Kongress- oder Seminargebühren und Übernachtungskosten. Auch bei Fahrtkosten spielt es Heinzelmann zufolge keine Rolle, wenn der private Teil der Reise kürzer oder länger ist als der berufliche Teil.
Zusätzliche Kosten werden jedoch nicht übernommen, wenn sie höher sind als notwendig - zum Beispiel, wenn ein Familienmitglied mitreist oder aus privaten Gründen ein Umweg notwendig wird.
Geschäftliche und private Kosten müssen aufgeteilt werden. Dazu sollte der Arbeitnehmer Belege aufheben. Übernachtungskosten müssen vom Arbeitgeber nur für den dienstlichen Teil der Reise übernommen werden. Kosten für das private Vergnügen dürfen nicht unter Betriebsausgaben verbucht werden.
Übernimmt der Arbeitgeber aber neben den betrieblichen Ausgaben auch einen Teil der privaten Kosten, schaut der Staat noch mal genauer darauf, da hier ein geldwerter Vorteil entstehen könnte.
Welche Kosten müssen als geldwerter Vorteil versteuert werden?
Wenn der Arbeitgeber freiwillig Kosten des privaten Aufenthalts übernimmt, dann sind diese aus Sicht des Finanzamts Bestandteil der Entlohnung und müssen vom Arbeitgeber über die Lohnabrechnung versteuert werden.
Bei Fahrtkosten sei das der Fall, sobald die Kosten "aus privaten Gründen höher sind als notwendig", sagt Heinzelmann. Entstehen demnach zusätzliche Kosten - etwa durch eine Zwischenlandung oder einen Umweg - könnten nur die betrieblich veranlassten Kosten steuerfrei erstattet werden.
Auch Mehrkosten, die durch die Begleitung eines Familienmitglieds verursacht werden, sind laut Heinzelmann nicht steuerfrei. Würden zum Beispiel die Kosten für ein Doppelzimmer übernommen, so müsse der Arbeitnehmer das als geldwerten Vorteil versteuern.
Bei einer gemischten Reise müssen die Kosten also in betrieblich und privat aufgeteilt werden. Das könnte so aussehen:
Lag der berufliche Anteil der Reise bei mindestens 90 Prozent und übernimmt der Arbeitgeber die Reise komplett, dann ist das in der Regel steuerfrei. Alles, was unter diesem Anteil liege, muss laut Heinzelmann mit einem plausiblen Maßstab aufgeteilt werden. Falls das nicht möglich sei, könne der private und der betriebliche Anteil auch geschätzt werden.
"Wird beispielsweise eine dreitägige Dienstreise um zwei weitere Tage privat verlängert, so sind die gemischten Kosten anteilig aufzuteilen," sagt Heinzelmann. Der Arbeitgeber übernehme dann 60 % der Kosten, der Arbeitnehmer 40 %.
Bis 2009 war eine derartige Aufteilung der Kosten nicht möglich: Vor der Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH, Urt. v. 21.09.2009, Az. GrS 1/06) konnten demnach nur Reisen, die ausschließlich Dienstreisen waren, steuerfrei erstattet werden. Wenn der Arbeitgeber die Kosten der nicht rein betrieblich veranlassten Reise übernommen hat, dann musste der Arbeitgeber die Erstattung komplett als geldwerten Vorteil geltend machen.
Das sind die wichtigsten Tipps für die gemischte Reise:
Regelungen im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung nachprüfen
Unterschiedliche Rechnungen im Hotel geben lassen
Fahrtkosten, die die für den betrieblichen Aufenthalt notwendigen übersteigen, aufteilen
Alle Belege aufheben
Christian Heinzelmann ist Rechtsanwalt und arbeitet in der bundesweit tätigen und ausschließlich auf Arbeitsrecht spezialisierten Kanzlei AfA Rechtsanwälte am Standort Nürnberg.
