Der Kollege bringt schon wieder einen Stapel Akten, ständig klingelt das Telefon, und 20 neue E-Mails warten auf Antwort: "Das ist ein klarer Fall von Zuvielisation", sagt Arbeitstrainer Werner Tiki Küstenmacher: "Wenn man in zu vielen Töpfen gleichzeitig kocht, läuft es irgendwann über." Weil man allem gerecht werden möchte, wird der Arbeitstag zum Schaffenskampf, doch wirklich voran geht es nicht. Fünf Tipps helfen, nicht in diese Effizienzfalle zu tappen:

Tipp 1: Erstmal alles weg

Akten, Notizen, Fachbücher, Einladungen: Auf einem Schreibtisch sammelt sich schnell viel an. Tiki Küstenmacher empfiehlt radikales Räumen: "Schmeißen Sie einmal alles runter, machen Sie den Schreibtisch komplett leer." Dann wird nur das wieder zurückgelegt, was wirklich benötigt wird, Akte für Akte: "Muss die wirklich wieder auf den Schreibtisch?"

Nicht so wichtige Akten bekommen einen eigenen Platz, etwa in einem Karton in der Ecke. Bei freier Zeit kann dieser Stapel später abgearbeitet werden. Damit der Schreibtisch übersichtlich bleibt, empfiehlt sich tägliches Aufräumen. Dazu gehört: Erledigtes abheften, Altes wegwerfen und Materialien wegräumen.

Tipp 2: Priorität hat Priorität

Die Abrechnung ist zwar noch nicht fertig, aber vielleicht muss diese neue E-Mail trotzdem beantwortet werden - oder doch nicht? Die vielen verschiedenen Anforderungen nach Dringlichkeit zu unterscheiden, ist wichtig, um voranzukommen. Carola Kleinschmidt, Autorin von Beratungsbüchern, empfiehlt die Kategorisierung nach wichtig und dringlich: "Nicht alles, was wichtig ist, ist auch dringlich. Und nicht alles, was dringlich ist, ist wichtig." Oberste Priorität haben Aufgaben, die beides vereinen, also wichtig und dringlich sind.

Kleinschmidt empfiehlt eine feste Organisation des Tages: "Nehmen Sie sich zum Beispiel für Ihr E-Mail-Postfach feste Zeiten vor, dazwischen wird nichts abgerufen oder angeschaut." Sinnvoll sei es auch, bei Arbeitsvorgängen, die wichtig und dringlich sind, Ablenkungen zu vermeiden. Gut ist beispielsweise, dann die Bürotür zu schließen. Für neuen Durchblick sind auch Pausen wirksam, sagt Küstenmacher: "Wenn Sie den Überblick verlieren, gehen Sie fünf Minuten vor die Tür und überlegen, was wirklich zählt."

Tipp 3: Belohnung lohnt sich

Ein Gespräch mit dem Chef, ein schwieriges Telefonat, eine komplizierte Aufgabe: Immer wieder muss man sich zu Tätigkeiten durchringen, die nicht angenehm sind. Der innere Schweinehund möchte dann schieben, schieben, schieben. "Doch zufrieden macht die Aufschieberei nicht", sagt Katharina Dietze, Organisationsexpertin aus Wuppertal. Sie empfiehlt, bei schwierigen Dingen an die angenehmen Folgen zu denken und sich eine Belohnung in Aussicht zu stellen.

Carola Kleinschmidt rät zu einer Philosophie der kleinen Schritte: "Überlegen Sie, wie Sie die Sache konkreter machen, fragen Sie den Chef zum Beispiel erst mal nur nach einem Gesprächstermin." Bei unangenehmen Tätigkeiten, die regelmäßig oder sogar täglich zum Programm gehören, helfen feste Zeiten, sagt Dietze: "Machen Sie das Unangenehmste am besten immer gleich zuerst, und belohnen Sie sich mit netten Aufgaben, die danach kommen."

Tipp 4: Nicht mein Problem

Während der eine Kollege ungestört arbeiten kann, gehen beim anderen ständig Anfragen ein: Manche Menschen werden im Büroalltag eher einbezogen als andere. "Damit handelt man sich schnell Aufgaben ein, die eigentlich gar nicht in den eigenen Bereich gehören", sagt Carola Kleinschmidt. Sie rät: "Betrachten Sie jede neue Aufgabe wie ein Paket vom Postboten und fragen Sie sich: Will und muss ich das annehmen?"

Werner Tiki Küstenmacher hat gute Erfahrungen mit einer "Not-to-do-Liste" gemacht: "Notieren Sie sich all die Dinge, die Sie in Zukunft nicht mehr übernehmen möchten." Ob die Organisation der Betriebsfeier oder das Ehrenamt für die Kaffeeküche: "Misten Sie all die Dinge aus, die Sie immer nur Zeit und Nerven kosten."

Tipp 5: Vermaledeit sei das Multitasking

Viele Jahre wurde die Fähigkeit zum Multitasking als Erfolgsrezept gefeiert. "Doch das Gegenteil ist der Fall", sagt Küstenmacher. "Die wirklich erfolgreichen Menschen konzentrieren sich immer nur auf eine Sache, deshalb wird die dann auch richtig gut."

Küstenmacher rät zu konsequentem Mono-Tasking: "Machen Sie eins nach dem anderen." Im Augenblick zu sein und der aktuellen Tätigkeit absolute Priorität einzuräumen, sei die beste Methode, am Abend zufrieden nach Hause zu kommen. "Nur so bekommt man das gute Gefühl, richtig was geschafft zu haben."