„Das persönliche Erlebnis steht im Mittelpunkt!“

Manchmal muss es eben XXL sein. Die Locations der Messe München vereinen vier einzigartige Veranstaltungsorte und bieten einen passenden Rahmen für Messen, Kongresse, Konferenzen und Corporate Events im vierstelligen Teilnehmerbereich. Doch Events dieser Größe lassen sich nicht einfach aus dem Ärmel schütteln. Christine Heizmann spricht über die Entwicklung eines Markts, der immer in Bewegung ist.

Frau Heizmann, wenn Sie die Anfragen von heute mit denen von vor fünf Jahren vergleichen: Was wollen Veranstalter jetzt, das sie damals nicht gefragt haben?

Christine Heizmann: Veranstalterinnen und Veranstalter suchen heute nicht nur große, sondern flexibel nutzbare Flächen für Plenen, parallele Sessions, Ausstellungen, Networking und Inszenierungen. Zugleich gewinnen Nachhaltigkeit, digitale Infrastruktur und Aufenthaltsqualität an Bedeutung. Im Mittelpunkt steht ein persönliches Veranstaltungserlebnis, das Begegnung und informellen Austausch gezielt fördert.

Planungssicherheit ist für viele Organisatoren zum Kernproblem geworden. Wie kurzfristig werden Großveranstaltungen inzwischen gebucht und was bedeutet das für Ihre Kapazitätsplanung?

Kongresse und große Gastveranstaltungen werden weiterhin langfristig geplant, Entscheidungen fallen jedoch zunehmend später und Anforderungen verändern sich häufiger im Planungsprozess. Dank der Skalierbarkeit unserer Locations können wir Flächen bedarfsgerecht anpassen und auf veränderte Teilnehmerzahlen oder zusätzliche Anforderungen reagieren. Dafür arbeiten wir frühzeitig und partnerschaftlich mit unseren Kunden zusammen, denken unterschiedliche Szenarien voraus und entwickeln gemeinsam tragfähige Lösungen. Diese ausgeprägte Lösungsorientierung und Flexibilität werden von unseren Kunden besonders geschätzt.

Welche Anforderung unterschätzen Kunden bei der Erstplanung am häufigsten: Sicherheit, Logistik, Catering oder Technik?

Einzelne Bereiche werden nur selten unterschätzt, da sowohl unsere Kunden als auch wir sämtliche Gewerke von Beginn an professionell und ganzheitlich betrachten. Genau dieses professionelle Zusammenspiel aller Gewerke ist eine wesentliche Voraussetzung für eine gelungene Veranstaltung. Die Herausforderung liegt vielmehr in ihrem Zusammenspiel: Mit steigenden Teilnehmerzahlen und wachsendem Flächenbedarf nimmt die Komplexität zu. Sicherheit, Logistik, Catering und Technik müssen deshalb frühzeitig und präzise aufeinander abgestimmt werden.

Ihr Portfolio beginnt bei etwa 1.000 Teilnehmern und reicht im Trade-Fair-Center bis zu Plenen mit 10.000 Personen. Ab welcher Größe kippt eine Veranstaltung von „groß“ in eine völlig andere organisatorische Kategorie?

Unabhängig von Größe und Format entwickeln wir für jede Veranstaltung ein maßgeschneidertes Konzept. Unsere Stärke liegt darin, unterschiedliche Veranstaltungsbausteine flexibel zu verbinden und bedarfsgerecht zu skalieren. Das ICM bietet dafür bis zu 20 Säle und 7.000 Quadratmeter Ausstellungsfläche. Für größere Formate können angrenzende Hallen des Trade-Fair-Centers einbezogen werden, etwa für Plenen mit bis zu 10.000 Personen sowie zusätzliche Session-, Ausstellungs-, Catering- und Networkingflächen.

ICM, CCN und Trade Fair Center lassen sich kombinieren. Können Sie an einem konkreten Beispiel beschreiben, wie ein Kongress über mehrere Häuser hinweg wächst?

Das International Congress Center Messe München ist direkt an das Trade Fair Center mit 18 Messehallen angebunden. Für die Durchführung des ESC (European Society of Cardiology) Congress wurden in diesem Jahr das gesamte ICM, sechs Messehallen sowie weitere Innen- und Außenbereiche des Geländes genutzt. Die Hallen wurden unter anderem mit zahlreichen Vortragssälen, Live-Stages, TV-Studios, Ausstellungs- und Networkingflächen ausgestattet. Mit mehr als 33.800 Teilnehmerinnen und Teilnehmern verzeichnete das Event eine neue Rekordbeteiligung und war der besucherstärkste ESC Congress in der Geschichte der Fachgesellschaft.

Ein medizinischer Fachkongress, eine moderne Fachmesse und ein Vertriebs-Kick-off haben sehr unterschiedliche Bedürfnisse. Wo liegen die größten Unterschiede in der Betreuung?

Unser Selbstverständnis beruht auf einer individuellen und partnerschaftlichen Kundenbetreuung. Jede Veranstaltung bringt unabhängig von ihrer Größe und ihrem Format eigene Anforderungen mit sich. Für uns geht es deshalb darum, genau zuzuhören, die Bedürfnisse unserer Kunden zu verstehen und gemeinsam auf Augenhöhe ein passgenaues Konzept für die Veranstaltung zu entwickeln.

München konkurriert mit Barcelona, Wien und Kopenhagen um internationale Kongresse. Was ist Ihr stärkstes Argument, um Kunden zu überzeugen?

München bietet ein attraktives Gesamtpaket aus Wissenschaft, Wirtschaft, Technologie und einer dynamischen Start-up-Szene. Die Nähe zu Forschungseinrichtungen, Unternehmen und innovativen Netzwerken eröffnet vielfältige Möglichkeiten für Austausch und Vernetzung. Hinzu kommen die internationale Erreichbarkeit, ein breites Hotelangebot mit mehr als 48.000 Hotelzimmern und die hohe Aufenthaltsqualität. Das Messegelände bietet auf Basis dieses Ökosystems eine leistungsfähige, flexibel skalierbare Infrastruktur für Veranstaltungen mit mehreren Tausend Teilnehmenden.

Das Trade Fair Center Messe München besitzt 200.000 Quadratmeter Hallenfläche und 414.000 Quadratmeter Freigelände. Wie oft wird der Außenbereich bei Corporate Events wirklich genutzt, und wofür?

Der Außenbereich ist nicht für jedes Event relevant. Wenn er zum Konzept passt, schafft er jedoch besondere Möglichkeiten, etwa für großformatige Produktpräsentationen, Fahrzeugvorführungen, Test- und Erlebnisformate oder die Verbindung von Innen- und Außeninszenierungen. Besonders beliebt ist der Grünbereich zwischen den Hallen. Er wird ganzjährig, verstärkt von April bis Oktober, als Aufenthalts-, Catering- und Networkingfläche genutzt.

Welche technischen Neuerungen der vergangenen Jahre haben sich im Alltag der Eventplanung bewährt?

Bewährt haben sich vor allem technische Lösungen, die Abläufe vereinfachen und das Veranstaltungserlebnis verbessern. Dazu gehören digitale Registrierungs- und Zutrittssysteme, Streaming- und Aufzeichnungsmöglichkeiten, digitale Leitsysteme sowie flexibel einsetzbare Veranstaltungs- und Bühnentechnik.

Um die Attraktivität des Messestandorts weiterzuentwickeln, investiert die Messe München gezielt in die weitere Modernisierung des Geländes. Das Investitionsvolumen hierfür liegt bei rund 80 Millionen Euro bis zum Jahr 2030. Die Maßnahmen umfassen die technische Ertüchtigung des Freigeländes Nord, den Ausbau der PV-Anlagen auf den Dachflächen des Parkhauses West sowie die Installation von Digital-Signage-Flächen auf dem Messegelände.

Hybride Formate galten 2021 als Zukunft. Wie sieht die Nachfrage heute aus und welche digitalen Bausteine fragen Veranstalter noch nach?

Hybride Veranstaltungen haben Präsenzformate nicht dauerhaft ersetzt. Persönliche Begegnung, gemeinsames Erleben und informeller Austausch stehen heute wieder klar im Mittelpunkt. Geblieben sind digitale Bausteine, die die Reichweite erhöhen und das Vor-Ort-Erlebnis gezielt ergänzen, etwa durch Liveübertragungen, Aufzeichnungen, digitale Programme, Veranstaltungsplattformen sowie Apps für Orientierung und Networking.

Thema Künstliche Intelligenz: Wo setzen Sie oder Ihre Kunden KI konkret ein und wo halten Sie den Hype für überzogen?

Die Messe München setzt mit einer KI-Strategie verstärkt auf den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Messegeschäft und ihrer Verwaltung. Im Umsetzungsfokus stehen derzeit vor allem Angebote rund um Individualisierung, Matchmaking, Analytics und Leadgenerierung.

Die Messe München setzt sich für einen nachhaltigen Umgang mit Ressourcen und Energie ein. Im Veranstaltungsmanagement ist dieses Thema anspruchsvoll, da vieles von Kundenanforderungen abhängt.

Nachhaltigkeit im Veranstaltungsmanagement ist ein komplexes Thema. Viele Entscheidungen hängen von sicherheitsrelevanten Vorgaben, Standortbedingungen, individuellen Kundenanforderungen und einem großen Partnernetzwerk ab. Deshalb gehen wir dieses Thema schrittweise und strukturiert an. Wir analysieren zentrale Veranstaltungsprozesse und entwickeln Grundlagen, aus denen perspektivisch Leitplanken und Orientierungshilfen entstehen sollen. Dazu gehören unter anderem Prüfungen zum Einsatz von Teppichen, zur Digitalisierung von Werbemitteln und zu Anforderungen an den Standbau. Ziel ist es, praktikable Lösungen zu entwickeln, die den organisatorischen Anforderungen und den Erwartungen unserer Aussteller und Besucher entsprechen.

Networking gilt als das eigentliche Produkt einer Präsenzveranstaltung. Verändert das die Anforderungen an Architektur und Raumaufteilung, also weniger Bestuhlung und mehr Begegnungsfläche?

Networking ist heute ein zentraler Bestandteil des Veranstaltungskonzepts und wird von Beginn an mitgedacht. Neben Plenum und Sessionräumen braucht es offene Kommunikationsflächen, kleinere Gesprächszonen und gut platzierte Cateringbereiche, die Begegnung fördern und zugleich reibungslose Besucherströme ermöglichen.

Vier Orte, eine Leidenschaft

Mit großzügigen und flexibel nutzbaren Flächen, Freigeländen sowie modernen Konferenz- und Tagungsräumen verfügen die Locations der Messe München über ein vielseitiges Portfolio für unterschiedlichste Veranstaltungen. Bei den vier Veranstaltungsorten handelt es sich um das Trade Fair Center Messe München, das ICM – International Congress Center Messe München, das MOC – Event Center Messe München und das CCN – Conference Center North Messe München. Alle außer das MOC liegen auf beziehungsweise unmittelbar am Messegelände und können je nach Format räumlich zusammenspielen. Im Mittelpunkt stehen Skalierbarkeit, individuelle Kundenbetreuung und das Zusammenspiel unterschiedlicher Veranstaltungsbausteine an einem Standort.

Sandra Gundelach